Poznaj funkcję WYSZUKAJ PIONOWO – krok po kroku

Królowa wszystkich funkcji. Niezbędna w arsenale każdego analityka. Ale też często przyprawiająca o siwe włosy kolejnych specjalistów, próbujących zgłębić tajniki jej działania. Proszę Państwa – przed Wami funkcja WYSZUKAJ.PIONOWO 😉 W tym artykule poznasz ją od podszewki. Krok po kroku.

Co nam daje WYSZUKAJ PIONOWO?

Zacznijmy od tego, że funkcja wyszukuje daną wartość, w tabeli źródłowej i zwraca korespondującą z nią wartość w miejscu w którym chcesz. Jasne? 😉 Pewnie nie do końca… Dużo łatwiej będzie to zrozumieć na przykładzie z życia.

Wyobraź sobie, że masz zeszyt w którym ktoś odciął połowę każdej kartki (pionowo). Widzisz tylko część zapisanej strony ale chciałbyś zobaczyć resztę. Możesz ręcznie dokleić każdą brakującą stronę, ale to zajmie mnóstwo czasu. I tu do akcji wkracza WYSZUKAJ PIONOWO, która
„dokleja” brakujące informacje automatycznie. Oczywiście w życiu niecyfrowym nie mamy WYSZUKAJ PIONOWO 🙂 A szkoda.

Składnia, czyli jak używać WYSZUKAJ PIONOWO?

Tak jak w przypadku każdej funkcji – musisz trzymać się określonych zasad. W przypadku WYSZUKAJ PIONOWO mamy 4 argumenty. Całość ma taką postać:

=WYSZUKAJ.PIONOWO(szukana_wartość; tabela_tablica; nr_indeksu_kolumny; przeszukiwany zakres)

=WYSZUKAJ.PIONOWO(tu musi znaleźć się wartość, która występuje w obu tabelach - źródłowej i docelowej - tzw. klucz wg którego łączymy dane; tu zaznaczasz zakres tabeli źródłowej; w tym argumencie wskazujesz w której kolumnie znajdują się dane, które cię interesują - to ma być numer kolumny, a nie zakres; a tu w 99% przypadków użyjesz parametru 0 albo FAŁSZ - zaufaj mi ;-))

Przykład użycia

Załóżmy, że masz dwa arkusze. W jednym znajdują się numery sprzedawców i dane o sprzedaży (Tabela1). Natomiast w drugim wszystkie dane osobowe, numer sprzedawcy oraz wynagrodzenia i oceny (Tabela2).

Chcesz przypisać do pierwszej listy – oprócz danych o sprzedaży – wynagrodzenie. Zapiszemy formułę, zgodnie ze składnią:

• W pierwszym argumencie zaznaczam komórkę B10, bo tam znajduje się nasz numer sprzedawcy. Jest to wspólny dla obu tabel identyfikator po którym możemy łączyć dane.
• Następnie, argument drugi to zakres danych (w drugim arkuszu 'SPRZEDAWCY – DETALE’), gdzie znajdują się szczegółowe dane. Pamiętaj, że zakres od lewej strony powinien zaczynać się od tej kolumny, w której występuje wspólny dla obu tabel identyfikator. W naszym przypadku – numer sprzedawcy. Bardzo istotne jest też, aby upewnić się że adres zaznaczonego obszaru ma postać bezwzględną (z dolarami) W przeciwnym wypadku, dość łatwo o błąd.
• Jako trzeci argument podałem cyfrę 3, ponieważ interesująca mnie wartość wynagrodzeń znajduje się w trzeciej kolumnie zakresu danych.
• Na końcu 0 (opcjonalnie), co oznacza dokładne dopasowanie. Tym samym wskazuję, że WYSZUKAJ PIONOWO ma odnaleźć DOKŁADNIE taki numer sprzedawcy jak zaznaczony w argumencie pierwszym (a nie zbliżony do niego)

Jeśli teraz przeciągnę formułę w dół, na pozostałe wiersze ze sprzedawcami otrzymam:

Wszystkie działania możesz zobaczyć ściągając ten plik. Będziesz też mógł w nim przećwiczyć to czego się tutaj dowiedziałeś 😉

WYSZUKAJ PIONOWO jest proste!

Podsumowując, wierzę że teraz używanie funkcji WYSZUKAJ PIONOWO będzie dla Ciebie dużo prostsze. Najważniejsze żebyś pamiętał, o zasadach których trzeba przestrzegać, aby poprawnie z niej korzystać. Najczęściej bowiem, problemem nie jest samo zrozumienie funkcjonowania tej funkcji.

Prawdę mówiąc, zbyt często zdarza nam się popełniać kilka podstawowych błędów, które zniechęcają nas do dalszych prób. O tym jakie to błędy dowiecie się w jednym z kolejnych artykułów. Tymczasem daj mi znać w komentarzu jeśli masz dodatkowe pytania.

Poznaj funkcję JEŻELI

Funkcja JEŻELI to z pewnością jedna z najpopularniejszych i najbardziej przydatnych funkcji. Zawsze powtarzam, że gdybym miał się nauczyć ich tylko dwóch, to byłyby to właśnie: JEŻELI [ang. IF] i WYSZUKAJ.PIONOWO [ang. VLOOKUP]

Do czego służy funkcja JEŻELI w Excel?

Mówiąc językiem Excela, funkcja JEŻELI pozwala na sprawdzenie jakiegoś warunku, zwanego testem logicznym i decyzję:

• co ma się wydarzyć, jeżeli warunek jest prawdziwy,
• co ma się wydarzyć, jeżeli warunek jest nieprawdziwy.

Aby łatwiej zrozumieć jej działanie, weźmy przykład z „normalnego” życia. Na przykład, chcesz iść na spacer i zastanawiasz się czy założyć czapkę. Zazwyczaj nie zakładasz jej, jeżeli temperatura nie spada poniżej zera. Jednakże, spoglądasz na termometr, a tam -5 stopni. Wypada założyć 🙂

Właśnie przeprowadziłeś test logiczny za pomocą funkcji JEŻELI. A zatem, formuła JEŻELI mogłaby wyglądać tak:

=JEŻELI(temperatura < 0 stopni;założę czapkę;nie zakładam czapki)

=Funkcja(twój warunek;co zrobisz jeżeli warunek jest prawdziwy;co zrobisz jeżeli warunek jest fałszywy)

Myślę, że chwytasz o co w tym chodzi. Czas przejść do języka Excela.

Jak to działa?

Całość zapisujemy tak:

=JEŻELI(test_logiczny;[wartość_jeżeli_prawda];[wartość_jeżeli_fałsz])

Powiedzmy, że w masz taką sytuację:

W komórce A2 jest plan sprzedaży, w komórce B2 będziesz uzupełniał realizację tego planu. Chciałbyś, aby w komórce C2 automatycznie, na podstawie podanych wcześniej wartości wyliczana była wartość premii. Dla uproszczenia przyjmijmy, że:

1. za realizację na poziomie co najmniej 100%, należy się premia 500 zł,
2. za realizację na poziomie niższym niż 100%, premia się nie należy.

Jak to zapisać, żeby Excel nas zrozumiał?

W komórce C2, wpisujemy:

=JEŻELI(B2>=A2;500;0)

Tym samym „mówimy Excelowi” – jeżeli wartość w komórce B2 jest większa równa (większa bądź równa) niż wartość w komórce A2 to podaj wartość 500; a jeżeli nie jest (większa bądź równa) to podaj wartość 0.

Użyliśmy tu tak tzw. operatorów większości, mniejszości, równości. Więcej o nich, napiszę pewnie w jednym z kolejnych wpisów.

Funkcja JEŻELI Excel: praktyczne zastosowanie

Tych jest całe mnóstwo. Właśnie dlatego funkcja JEŻELI jest tak popularna. Dzięki niej możesz bowiem „sterować wydarzeniami” czy też wpływać na to co zobaczą odbiorcy Twoich plików, na przykład w zależności od tego co wpiszą w określone komórki.

Dzięki połączeniu JEŻELI z innymi funkcjami czy narzędziami (np. formatowaniem warunkowym) zyskujesz naprawdę potężne możliwości i sprawiasz, że Twoje arkusze są bardziej interaktywne.

Jeżeli chciałbyś poznać więcej praktycznych zastosowań tej funkcji, koniecznie daj mi znać w komentarzu. Napisz także, jeżeli uda Ci się wykorzystać w praktyce powyższą wiedzę.

Jak adresować

Jeżeli kiedykolwiek miałeś problem z funkcjami typu WYSZUKAJ.PIONOWO albo SUMA.WARUNKÓW, to jest dość duże prawdopodobieństwo, że zrobiłeś błąd adresując jakiś zakres. Wiedza o tym jak adresować komórki teoretycznie nie jest nam niezbędna. Przecież na co dzień posługujemy się częściej myszką. Na przykład chcąc podsumować liczby w jakimś zakresie zrobimy to tak:

1. Wpiszemy nazwę funkcji: =SUMA
2. Otworzymy nawias: =SUMA(
3. W tym momencie Excel pozwala nam na zaznaczenie (trzymając lewy przycisk myszy) zakresu, który chcemy podsumować.
4. Na końcu wystarczy wcisnąć klawisz ENTER (nawias zostanie automatycznie zamknięty)

Jest jednak wiele sytuacji, kiedy wiedza na temat poprawnego adresowania wpłynie na to, czy inne, bardziej złożone zadania zrobisz dobrze czy źle. „First things first” jak to mawiają nowocześni Słowianie. Co to jest właściwie ten adres w Excelu?

Jak adresować pojedynczą komórkę?

Wyobraź sobie zwykły blok mieszkalny. Blok ma 5 klatek (A, B, C, D, E) i 5 pięter (1, 2, 3, 4, 5). Możesz powiedzieć, że mieszkasz w klatce A, na 3 piętrze. W Excelu zapisałbyś to jako A3 – co wyznaczy adres pojedynczej komórki (Twojego mieszkania ;-)).

Najpierw podajesz nazwę kolumny (czyli klatki w bloku), a potem nazwę wiersza (czyli piętro) Dzięki takiemu zapisowi, możesz odwoływać się do dowolnego miejsca w arkuszu. Oczywiście tych „klatek” i „pięter” jest znacznie więcej. Na przykład w wersji 2010 mamy do dyspozycji w każdym arkuszu: 1 048 576 wierszy i 16 384 kolumn. Kawał bloku.. 😉

Istnieje jeszcze jedna metoda zapisu – styl W1K1 ale stosunkowo rzadko stosowana, więc nie będziemy się na niej skupiać. Intuicyjnie zapewne wyczuwasz, że W oznacza wiersze, a K kolumny z odpowiednimi numerami.

Jak adresować zakres komórek?

No dobrze. Skoro już wiesz jak zaadresować pojedynczą komórkę, to adresowanie zakresu nie będzie problemem. Przypuśćmy, że chcesz podsumować sprzedaż z dwóch kolumn jak na poniższym screenie. W myszce wyczerpały się baterie 🙂

Wpiszesz „=SUMA(” i musisz podać zakres, który chcesz podsumować. Patrzysz więc, na lewy górny róg zakresu i mamy adres komórki A2, następnie prawy dolny róg zakresu i mamy adres B9. Oba adresy oddzielasz od siebie znakiem dwukropka „:” Finalnie, wyznaczyliśmy adres zakresu jako: A2:B9.

A co jeżeli masz tylko jedną kolumnę i nie ma „prawego dolnego rogu”? W takim przypadku bierzemy górną komórkę zakresu, dolną komórkę i podobnie jak wyżej rozdzielamy je dwukropkiem. Czyli, gdybym chciał podsumować sprzedaż z kolumny A wskazałbym zakres: A2:A9.

Jak adresować zakresy rozdzielne?

Jeżeli musisz wyznaczyć adresy kilku zakresów, które do siebie nie przylegają – jak na poniższym screenie – postępujesz bardzo podobnie jak w poprzednim punkcie:

1. Najpierw wyznaczamy adres zakresu pierwszego
2. Wstawiamy znak średnika „;”
3. Wyznaczamy adres zakresu drugiego

Jeżeli zakresów jest więcej – postępujemy analogicznie jak w punktach 2 i 3. Powinno to wyglądać tak:

Jeżeli robisz to za pomocą myszki to:

1. Wpiszemy nazwę funkcji: =SUMA
2. Otworzymy nawias: =SUMA(
3. Trzymając lewy przycisk myszy zaznaczymy pierwszy zakres
4. Puszczamy lewy przycisk myszy
5. Naciskamy na klawiaturze CTRL
6. Trzymając lewy przycisk myszy zaznaczymy drugi zakres
7. Na końcu wystarczy wcisnąć klawisz ENTER (nawias zostanie automatycznie zamknięty)

Jak zapewne zauważysz, w momencie zaznaczania drugiego zakresu Excel wstawi automatycznie znak średnika „;” oddzielając tym samym zakresy od siebie. Wygląda to na jakąś skomplikowaną operację łamania palców ale uwierz mi, po kilku próbach będziesz mistrzem 😉

Adresowanie to podstawa

Uwierz mi na słowo – bez wiedzy czym jest adres komórki, zakresu – ciężko robić coś bardziej złożonego w Excelu. Szczególnie, że kluczem do prawidłowego używania wielu funkcji jest właśnie umiejętność prawidłowego adresowania zakresów. Szczególnie adresowania z…dolarami w tle. Ale to już temat na inny wpis.

Jeżeli masz jeszcze jakieś wątpliwości jak prawidłowo adresować – nie wahaj się zadać pytania w komentarzach.