Dynamiczna lista rozwijana, czyli jak przyspieszyć pracę

Listy rozwijane możesz zrobić na kilka sposobów. Dzięki lekturze tego artykułu dowiesz się, jak dzięki nim zautomatyzować pracę. Dynamiczna lista rozwijana pozwoli Ci ją przyspieszyć.

Na koniec dowiesz się jak tworzyć hierarchiczne listy rozwijane. Hierarchiczne, to znaczy takie, gdzie lista wyboru z jednej listy zależy od wyborów z innej. Brzmi ciekawie? Zapraszam do lektury!

Wszystkie opisywane w artykule funkcjonalności znajdziesz w filmie przygotowanym przez Jacka.

Prosta lista rozwijana

Załóżmy, że masz taką sytuację – dysponujesz bazą sprzedaży i chciałbyś zliczać łączną wartość sprzedaży netto dla poszczególnych grup towarów. Przygotujemy tabelę, w której będzie możliwe wybranie poszczególnych towarów z listy oraz automatyczne podsumowanie sprzedaży, wg tego wyboru.

W kolejnych krokach pokażę Ci jak się za to zabrać.

Przygotuj wszystkie unikatowe elementy listy, które mają pokazywać się na liście rozwijanej. Następnie ustaw się na komórce, gdzie ma się znaleźć lista rozwijana i wybierz POPRAWNOŚĆ DANYCH z menu górnego DANE w SEKCJI NARZĘDZIA DANYCH.

W menu POPRAWNOŚĆ DANYCH, wybierz zakładkę KRYTERIA POPRAWNOŚCI. O co tutaj chodzi? Domyślnie do każdej komórki Excela możesz wpisać dowolną wartość. Natomiast my chcemy, aby do komórki z listą wyboru, mogły być wpisane tylko wartości zdefiniowane wcześniej przez nas.

Dlatego, wybieramy polecenie LISTA i klikając na ikonę ŹRÓDŁO wskazujemy zakres komórek, gdzie umieściliśmy nasze unikalne kategorie towarów. Zatwierdzamy i nasza lista rozwijana jest gotowa.

Dynamiczna lista rozwijana

Prosta lista rozwijana to nie koniec możliwości. Pewnie zauważyłeś, że w momencie dodania kolejnej wartości do listy unikalnych towarów, lista rozwijana nie zaktualizuje się o te dodatkowe wartości.

Stworzymy zatem listy dynamiczne. Co to oznacza? Gdy dodamy kolejną grupę towarów – to nie wykonując żadnych dodatkowych czynności – nowy wpis automatycznie pokaże się na naszej liście rozwijanej. Jak się do tego zabrać?

Pierwszą rzeczą jaką musisz zrobić to przygotować listę. Kolejnym elementem całej układanki jest przerobienie tej listy na tabelę excelową. Jednym z najprostszych sposobów jest użycie skrótu CTRL + T.

Dzięki temu, że ten obszar jest teraz tabelą, dodanie kolejnych elementów będzie w niej automatycznie uwzględniane. Jeśli podłączysz teraz sprawdzanie poprawności do tabeli, automatycznie dodane rekordy będą pojawiać się na liście.

Początek drogi jest analogiczny jak poprzednio. To znaczy:

1. Ustaw się na komórce, gdzie ma się znaleźć lista rozwijana.
2. Wybierz POPRAWNOŚĆ DANYCH z menu górnego DANE w SEKCJI NARZĘDZIA DANYCH.
3. W menu POPRAWNOŚĆ DANYCH, wybierz zakładkę KRYTERIA POPRAWNOŚCI.
4. Wybierz polecenie LISTA i klikając na ikonę ŹRÓDŁO wskaż tabelę, którą utworzyłeś ale tylko elementy listy bez nagłówka. Excel rozpozna, że chodzi tylko o same wpisy, a nie o nagłówek.
5. Zatwierdź klikając OK.

Teraz, gdy dodasz kolejny wpis na liście, Twoja lista rozwijana automatycznie uwzględni tę wartość!

Hierarchiczne listy rozwijane

Naprawdę ciekawym rozwiązaniem są hierarchiczne listy rozwijane. Co to takiego? Załóżmy że, mamy główne grupy towaru, a w każdej grupie towaru znajdują się poszczególne towary. Na przykład w grupie “AGD”, mamy: lodówka, mikrofalówka, okap. W grupie “Meble” mamy: biurko, fotel biurowy, itd.

Cały trick polega na tym, aby stworzyć listy rozwijane w taki sposób, że jeśli wybierzesz główną grupę towaru (na przykład AGD), to pokażą się tylko towary przypisane do tej grupy.

Wbrew pozorom, takie rozwiązanie nie jest trudne. Tak jak poprzednio, musisz przygotować dane, tyle że tym razem nagłówki tabel będą oznaczały grupę produktów, a poniżej będą poszczególne towary, czyli elementy listy rozwijanej.

Kolejny krok to nazwanie obszarów dla poszczególnych grup towarów. Zaznacz wszystkie zakresy łącznie z nagłówkami. Musisz to zrobić używając przycisku CTRL na klawiaturze oraz lewego przycisku myszy. Następnie przejdź na wstążkę FORMUŁY i wybierz z sekcji NAZWY ZDEFINIOWANE polecenie UTWÓRZ Z ZAZNACZENIA. Sprawdź czy jest wybrana opcja GÓRNY WIERSZ i zatwierdź wybór.

Utworzyłeś 3 nazwy grup towarów (AGD, meble i oświetlenie) Sprawdzisz to w MENEDŻERZE NAZW na wstążce FORMUŁY.

Przejdź teraz do komórki, gdzie ma powstać lista rozwijana z możliwością wyboru grupy towarów. W tym miejscu tworzysz listę w standardowy, opisany wcześniej sposób. Oczywiście jako zakres danych dla tej listy wskażesz tylko nagłówki z nazwami grup towarów.

Następnie przejdź do komórki, gdzie ma pojawić się lista rozwijana z towarami. Zawartość tej listy będzie zależna od wybranej w poprzedniej komórce grupy towarów.

Podobnie jak wcześniej, przejdź do polecenia POPRAWNOŚĆ DANYCH i wybierz LISTĘ. W źródło danych nie możesz wpisać, ani wskazać zakresu z: “AGD, meble, oświetlenie” ponieważ Excel potraktowałby to jako elementy listy.

Zamiast tego wykorzystaj dodatkową funkcję ADR.POŚR, która niejako “przetłumaczy” wcześniej nazwany zakres komórek (np. AGD) na konkretny zakres komórek, w której znajdują się towary z tej właśnie grupy. Jako argument tej funkcji musisz oczywiście wskazać komórkę, w której umieściłeś listę rozwijaną z grupami towarów. Zatwierdzasz i gotowe! Wybierając z listy rozwijanej grupa towarów “Oświetlenie”, zobaczysz tylko produkty, które należą do tej kategorii. 

Podsumowanie

Ten artykuł pokazał Ci jak wiele ciekawych funkcjonalności kryje w sobie prosta lista rozwijana. Jak w większości przypadków, połączenie jej z innymi funkcjonalnościami Excela daje najlepsze efekty.

Listy są często wykorzystywane, w tworzeniu interaktywnych raportów i dashboardów. Mam nadzieję, że uda Ci się wykorzystać opisywane tu możliwości w Twoich zestawieniach i raportach. Opisz proszę w komentarzu, do czego Ty wykorzystujesz listy rozwijane..

Wszystko się powtarza – sposoby na dublujące się dane.

Usuwanie duplikatów w Excelu to koszmar większości stażystów w działach analitycznych. Siedzisz, wpatrujesz się jak sroka w gnat w ekran komputera, wypatrując powtarzających się wartości. Po pewnym czasie wszystko zlewa się przez oczami w jeden wielki, czarny placek podzielony na komórki.

Wyobraźcie sobie, że słyszałam o jednej osobie, która usuwa ręcznie duble przez cały miesiąc pracy. Całe szczęście Excel daje nam kilka możliwości usprawnienia takiej pracy, a w pewnym okolicznościach może wykonać ją za nas.

Jeśli nie spotkaliście się z tzw. duplikującymi się wartościami w Excelu – to są to identyczne wartości, które się powtarzają w wierszach bazy danych. Najczęściej występują, gdy eksportujemy dane z innego programu i musimy je odpowiednio opracować, aby dostosować do swoich potrzeb.

Inna sytuacja to błąd ludzki przy wprowadzaniu danych do bazy. Wyobraźmy sobie, że mamy tabelę ze zgłoszeniami incydentów od klientów, w której osoba obsługująca wpisuje:

• nazwę klienta,
• numer klienta,
• numer zgłoszenia,
• datę zgłoszenia,
• datę rozwiązania problemu.

Na powyższym przykładzie, wytłumaczę Wam, jak można wykryć lub pozbyć się dubli na pięć sposobów:

1. Wykorzystując funkcję LICZ.JEŻELI, bez i z wykorzystaniem stworzonego ID,
2. Za pomocą formatowania warunkowego,
3. Używając funkcji „usuń duplikaty”,
4. Tworząc tabelę przestawną,
5. Pisząc krótkie makro, które zrobi to za nas 🙂

Wykorzystaj funkcję LICZ.JEŻELI

Funkcja LICZ.JEŻELI nie usuwa duplikatów, ale ułatwia wyłapanie dublujących się wartości. Jest bardziej narzędziem sprawdzającym, czy musimy się martwić dublami. Do naszej tabeli dodamy kolumnę „Duble licz jeżeli”, w której sprawdzimy duble po numerze zgłoszenia:

W kolumnie „Duble Licz jeżeli” widoczny jest wynik funkcji, a w kolumnie obok sama funkcja. Funkcja przeszukuje – wskazany jako pierwszy argument funkcji – zakres, w celu zliczenia liczby wystąpień wartości podanej jako drugi argument funkcji. Należy pamiętać, aby zakres był zaadresowany bezwzględnie (dodany symbol „$”), aby przy kopiowaniu formuły zakres pozostawał ten sam, a zmieniała się komórka z wartością, której występowanie jest zliczane przez funkcję.

Jeśli wynikiem funkcji jest cyfra 1 oznacza to, że dana wartość występuję w zakresie tylko jeden raz, a więc nie mamy do czynienia z dublami. Każdy wynik powyżej 1 oznacza liczbę wierszy, w której dana wartość się powtarza.

Najszybszy sposób na sprawdzenie, czy mamy duplikaty to rozwinięcie filtra w kolumnie, w której sprawdzaliśmy duble. Na filtrze powinny być widoczne wartości 1,2,3…, które są wynikiem funkcji LICZ.JEŻELI. Pamiętajcie, że jeśli wartości nie będą identyczne (np. wystąpi literówka w nazwie, dodatkowa spacja) to Excel będzie traktował je jak inne wartości.

Chcąc sprawdzić duplikaty, na podstawie więcej niż jednej kolumny, możemy stworzyć ID (identyfikator). Aby sprawdzić, czy dubluje nam się numer zgłoszenia, dotyczący tego samego klienta, które posiada zarówno taką samą datę zgłoszenia i zamknięcia, możemy stworzyć ID łączące wartości z tych kolumn w jednej kolumnie, a następnie sprawdzić duplikaty w tej kolumnie.

Użyj formatowania warunkowego

Drugim szybkim sposobem na sprawdzenie, czy w naszych danych występują duplikujące się wartości, jest skorzystanie z opcji formatowania warunkowego. Zaznaczamy

zakres, który chcemy sprawdzić, a następnie korzystamy ze ścieżki: NARZĘDZIA GŁÓWNE > FORMATOWANIE WARUNKOWE > REGUŁY WYRÓŻNIANIA KOMÓREK > DUPLIKUJĄCE SIĘ WARTOŚCI.

Jeśli jakaś wartość występuje więcej niż jeden raz w zaznaczonym zakresie to Excel wyróżni ją we wskazany przez nas sposób:

Narzędzie usuń duplikaty

Ok, czyli teraz już wiemy, że mamy duble, które są wynikiem błędu i chcemy się ich pozbyć. Po co? Przy dużej bazie danych duble mogą powodować wolniejsze działanie pliku, błędy przy sumowaniu wartości, np. jeśli będziemy zliczać liczbę wszystkich zleceń dla danego klienta to, bez usunięcia dubli, pojawi nam się suma większa niż była w rzeczywistości.

Najłatwiej zrobić to przez narzędzie USUŃ DUPLIKATY znajdujące się na wstążce DANE. Zaznaczamy dane, a następnie korzystamy ze ścieżki: DANE > USUŃ DUPLIKATY.

Wyświetli się okno, w którym zaznaczamy kolumny, które mają zostać sprawdzone pod kątem występowania duplikatów. Te wiersze, które będą się duplikować zostaną usunięte, tzn. zostanie tylko wiersz, w którym duplikująca się wartość występuje po raz pierwszy.

Jeśli w naszym przykładzie zaznaczymy wszystkie kolumny to Excel nie usunie żadnego wiersza, ponieważ w żadnym z wierszy nie występują we wszystkich kolumnach identyczne wartości (czyli w każdym z wierszy dane różnią się przynajmniej w jednej z kolumn).

Jeśli w oknie USUWANIA DUPLIAKTÓW zaznaczymy tylko kolumnę „Numer klienta” to zostaną usunięte wszystkie wiersze, w których powtarza się wcześniej występujący numer klienta. Istnieje również możliwość zaznaczenia kilku kolumn, co zadziała tak, jakbyśmy mieli stworzone ID, łączące wartości z tych kolumn – zostaną usunięte wiersze, dla których powtarzają się wartości we wszystkich zaznaczonych przez nas kolumnach. Na przykład, jeśli zaznaczymy numer klienta, datę zgłoszenia i datę rozwiązania zostanie usunięty tylko jeden wiersz:

 Po każdym zastosowaniu tej funkcjonalności otrzymamy informacje, ile powtarzających się wartości zostało usuniętych:

Przed skorzystaniem z narzędzia usuwania duplikatów warto stworzyć sobie kopię zapasową danych, z których będziemy usuwać powtarzające się wartości. Excel usunie dane z zaznaczonego zakresu, a więc dane zostaną usunięte z naszej tabeli danych. Sposobem na odzyskanie tych danych jest cofnięcie wykonanej czynności poprzez przycisk COFNIJ.

Usuń duplikaty, a tabela przestawna.

A co, jeśli nie chcemy usuwać duplikujących się wartości, ponieważ informacje znajdujące się w kolejnych kolumnach są różne i w takim układzie też są nam potrzebne?

Spójrzmy na nasz przykład. Chcemy zobaczyć tylko listę wszystkich klientów (bez duplikatów) ale nie chcielibyśmy tracić pozostałych informacji. Wystarczy, że z naszej tabeli stworzymy TABELĘ PRZESTAWNĄ, a następnie do sekcji WIERSZE przeciągniemy interesującą nas kolumnę (klikamy na nazwę tej kolumny w sekcji pól, i trzymając cały czas wciśnięty prawy przycisk myszy „przeciągamy” i „upuszczamy” w sekcji wiersze).

W ten sposób otrzymamy listę wszystkich klientów, bez duplikujących się wartości:

Wykorzystanie w ten sposób tabeli przestawnej przydaje się, jeśli chcemy coś sprawdzić „na szybko”, np. ile klientów obsługujemy, bez ingerencji w bazę danych. Należy jednak pamiętać, że jeśli będziemy chcieli za pomocą takiej tabeli przestawnej sumować wartości z bazy danych, to zostaną one zsumowane ze wszystkich wierszy, co może doprowadzić do błędnych wyników.

Zautomatyzuj. Użyj makra.

A teraz pora na jazdę bez trzymanki, czyli MAKRO. Kiedy skorzystać z takiego rozwiązania? Wtedy, gdy co miesiąc usuwacie duble ze swojej bazy i już macie serdecznie dość „klikania” co miesiąc tego samego : )

W tym artykule zamieszczę Wam krótki skrypt działający jak narzędzie „usuń duplikaty”.

Sub Usuń_duble()
Range(„A1:E12”).RemoveDuplicates Columns:=Array(2, 4, 5), Header:=xlYes
End Sub

Jak dostosować to proste makro do Waszych potrzeb? Zmieniacie tylko następujące dane:

• „A1:E12” – tutaj wpiszcie zakres, w którym mają być sprawdzane i usuwane duplikujące się wiersze (tak jak zaznaczaliśmy tabelę korzystając z funkcji „Usuń duplikaty”)
• 2,4,5 – to są numery kolumn w naszym zakresie, które mają być sprawdzane pod kątem występowania duplikujących się wartości (tak jak zaznaczaliśmy „ptaszkami” nazwy kolumn korzystając z funkcjonalności „usuń duplikaty”), tutaj są to kolumny druga, czwarta i piąta (numer klienta, data zgłoszenia i data rozwiązania),
• xlYes – to jest ten „ptaszek” przy napisie „moje dane mają nagłówki”.

Jak już dostosujecie to makro do swoich potrzeb, to następnym razem tylko odpalacie plik, uruchamiacie makro i idziecie na obiad. Smacznego! : )

Agnieszka Kmieć

20 skrótów klawiszowych, które musisz znać

Skróty klawiszowe Excel, to temat tyleż wdzięczny co oklepany 😉 Dlatego wybrałem dla Ciebie 20 najważniejszych. To takie skróty, które wg mnie musisz znać, bo oszczędzają czas i umożliwiają efektywniejszą pracę.

Ponadto przygotowałem narzędzie i prostą metodę, abyś je wszystkie zapamiętał i używał. To wszystko na końcu artykułu. Ale zanim zaczniesz ćwiczyć, przekonaj się że za niektórymi z nich stoi trochę więcej niż proste polecenie Excel.

#01 Poruszanie się po arkuszach

Szybkie przechodzenie pomiędzy arkuszami, bez odrywania rąk od klawiatury, to umiejętność, która przydaje się nader często.

CTRL + PgDown pozwala na przejście do kolejnego arkusza po prawej stronie (następny arkusz), natomiast CTRL + PgUp – po lewej stronie (poprzedni arkusz).

#02 Wklejanie specjalne

Kopiuj-wklej zna chyba każdy. Ale z dobrodziejstw opcji wklejania specjalnego nie wszyscy zdają sobie sprawę. Być może dlatego, że wywołanie tych opcji z menu kontekstowego (prawym przyciskiem myszy) zabiera za dużo czasu.

Skrót CTRL + ALT + V wywoła okno dialogowe, w którym znajdziesz wszystkie bardziej zaawansowane opcje wklejania.

#03 Włączanie i wyłączanie autofiltra

Filtrowanie danych to jedna z podstawowych czynności jakie zapewne robisz w Excelu. Skrót CTRL + SHIFT + L pozwala na szybkie zakładanie i zdejmowanie filtra na zakresie danych.

Nie każdy wie, że ta opcja pozwala także szybko pozbyć się wszelkich filtrów, jakie założyłeś na różnych kolumnach. Zamiast czyścić filtr z poszczególnych kolumn – po prostu użyj skrótu.

#04 Poruszanie się po zakresie

O tych skrótach zawsze mówię na szkoleniach. CTRL + strzałki kierunkowa: góra, prawo, dół, lewo – pozwolą szybko przemieścić się do skrajnych komórek w kolumnach i wierszach zakresu danych. Opcja niezwykle przydatna, gdy masz do czynienia z tabelą, która np. liczy setki tysięcy wierszy.

#05 Zaznaczanie danych do skrajów zakresu

Zamiast przewijać ekran, męcząc palce i kółko w myszce – używaj skrótów, które pozwalają zaznaczyć cały zakres danych od – do.

CTRL + SHIT + strzałki umożliwiają przyspieszenie operacji szczególnie, gdy używasz takich funkcji jak: SUMA.WARUNKÓW, LICZ.WARUNKI czy WYSZUKAJ.PIONOWO (zaznaczanie tabeli, która jest źródłem danych)

#06 Znajdź pasujące

Prosty ale potrzebny skrót CTRL + F, który umożliwia wyszukiwanie wartości czy tekstów. Wywołując go, pojawi się okno dialogowe: ZNAJDOWANIE I ZAMIENIANIE. I to właśnie kolejny skrót daje nawet więcej możliwości.

#07 Zamień

Kombinacja klawiszy CTRL + H, pozwala zamieniać określone ciągi znaków, czy liczb na inne, wybrane przez Ciebie. Wydawałoby się proste i w sumie mało przydatne. Ale ta funkcjonalność jest podstawą do wielu fajnych i skutecznych sztuczek, które znacząco ułatwiają pracę.

Na przykład wyobraź sobie, że masz formułę w setkach komórek, która odwołuje się do kolumny A i kolejnych wierszy. Z jakieś przyczyny wszystkie te formuły powinny odwoływać się teraz do kolumny B i to jeszcze z adresowaniem mieszanym (znak dolara przed B)

Co zrobić? Użyj CTRL + H i zamień A na $B w zaznaczonym uprzednio zakresie. Voila! 😉

#08 Zacznij nową linię tekstu w komórce

Kilka wierszy w jednej komórce? Żaden problem. Podczas edycji komórki, użyj ALT + ENTER. Rozpoczniesz nową linię tekstu.

Oczywiście, to jak ten tekst będzie w komórce wyglądał, zależy od kilku czynników, takich jak: szerokość kolumny, wysokość wiersza, wielkość czcionki czy tzw. zawijanie tekstu w komórce.

#09/10 Wypełnij w dół lub w prawo

Bardzo pomocne skróty, które pozwalają skopiować zawartość komórki powyżej aktualnie zaznaczonej – CTRL + D, lub zawartość komórki położonej po lewej stronie od obecnie zaznaczonej – CTRL + R.

Co ciekawe, możesz wykorzystać skróty w taki sposób aby skopiować zawartość danej komórki do więcej niż jednej komórki jednocześnie. W taki przypadku, zaznaczasz komórkę źródłową i cały zakres docelowy.

Na przykład, jeśli chcesz skopiować zawartość komórki A1, do 5 komórek poniżej – zaznacz komórki A1:A6 i wciśnij kombinację CTRL + D.

#11 Formatuj co chcesz

Na wstążce masz dostęp do najczęściej używanych opcji formatowania. Czasami jednak, łatwiej będzie wywołać okienko formatowania, niż szukać odpowiedniego polecenia na wstążce. Jeśli skorzystasz ze skrótu CTRL + 1 możesz dostać się do opcji formatowania niemal wszystkiego: od komórki po elementy wykresu.

#12 Edytuj formułę

Formułę w komórce możesz edytować na dwa sposoby: albo dwukrotnie szybko klikasz na komórkę z formułą, albo używasz skrótu F2.

#13 Zmień adresowanie na względne / bezwzględne

Adresowanie względne / bezwzględne zazwyczaj sprawia sporo problemów początkującym adeptom Excela. I nawet gdy już rozumieją zasady i reguły używania tych form adresowania, często marnują niepotrzebnie czas na manualne zmiany adresów.

Klawisz F4, w przypadku gdy edytujesz formułę pozwala Ci bardzo łatwo przełączać się między adresowaniem: względnym, bezwzględnym i mieszanym.

Spróbuj. Wpisz w dowolnej komórce =A2, a następnie naciśnij F4. I jeszcze raz. I jeszcze raz, i kolejny… 😉 Otrzymasz kolejno: $A$2, A$2, $A2, A2.

#14/15 Wstaw / usuń wiersze lub kolumny

Zaznacz jeden lub wiele wierszy / kolumn (tyle ile chcesz wstawić) i użyj skrótu CTRL + SHIFT + +. Pamiętaj, że aby zaznaczyć cały wiersz lub kolumnę – klikasz w numer wiersza lub literę kolumny.

Analogicznie robisz, jeśli chcesz usunąć wiersze / kolumny. Zaznaczasz co chcesz, a następnie klikasz w klawisze CTRL + – (minus)

#16/17 Ukryj / odkryj wiersze lub kolumny

Ukrywanie i odkrywanie kolumn i wierszy jest jeszcze prostsze. Nie musisz bowiem, zaznaczać całego wiersza czy kolumny. Stojąc w dowolnej komórce, bądź mając zaznaczony zakres komórek – użyjesz:

• żeby ukryć kolumny – CTRL + 0,
• aby je odkryć – CTRL + SHIFT + 0,
• żeby ukryć wiersze – CTRL + 9,
• aby wiersze ukryć – CTRL + SHIFT + 9.

#18 Wstaw wykres

Zaznacz zakres danych z których chcesz stworzyć wykres i użyj klawiszy ALT + F1. Wstawisz tym samym wykres osadzony w arkuszu, ze wszystkimi typowymi elementami, jak: tytuł, legenda i osie.

#19 Wstaw autosumowanie

Opcja autosumowania jest bardzo przydatna i nie każdy wie, że można ją wykorzystać na wiele różnych sposobów.

W najprostszej wersji ustawiasz się w komórce poniżej, lub obok danych liczbowych i klikasz ALT + =. Excel domyśla się co chcesz podsumować i automatycznie proponuje zakres. Czasami domyśla się źle 😉

Na przykład, gdy w nagłówku tabeli masz miesiąc oznaczony jako kolejna liczba: 1…12, a poniżej dane, które chcesz podsumować – Excel potraktuję liczbę oznaczającą miesiąc jako daną, którą należy podsumować. W takim przypadku, musisz oczywiście skorygować program.

W wersji bardziej złożonej możesz podsumować jednocześnie kilka, bądź więcej kolumn czy wierszy. Zaznaczasz cały zakres z dodatkowym pustym wierszem (bądź kolumną – jeżeli sumujesz wiele wierszy) na wstawienie sumy i używasz skrótu.

Co więcej, możesz zaznaczyć całą tabelkę z danymi wraz z dodatkowymi pustym wierszem i kolumną. Używając ALT + =, wstawisz jednocześnie sumę dla całej tabeli (każdego wiersza i kolumny)

#20 Wypełnij komórki tą samą wartością

CTRL + ENTER to prosty skrót, który zrobi wrażenie na nieznającym tematu obserwatorze 🙂 Dzięki niemu wypełnisz dowolny zakres komórek tym czym chcesz. Jak? Kolejne kroki:

1. Zaznacz interesujący Cię zakres komórek.
2. Wpisz co chcesz w nich umieścić.
3. Kliknij CTRL + ENTER aby zatwierdzić całość.

Podsumowanie

A teraz obiecana metoda na zapamiętanie tego wszystkiego – PDF ze wszystkimi opisanymi tu skrótami w formie gotowej do wydrukowania i wycięcia,

Rzucam Ci wyzwanie 😉 Weź jeden skrót na tydzień. Wytnij. Przyklej do monitora. Za każdym razem, gdy będziesz pracować w Excelu – postaraj się go zastosować – gdy tylko będzie to możliwe. Jest duża szansa, że po tygodniu utkwi Ci w pamięci na tyle, że zaczniesz używać regularnie 😉

Być może jakiegoś skrótu zabrakło Ci w tym zestawieniu? Daj proszę znać w komentarzu. Może pdf zostanie w przyszłości poszerzony.

---

Masz problemy z Excelem? Uzyskaj pomoc na grupie Keep Calm And Use Excel.